Những việc cần làm trong quá trình lên kế hoạch ứng phó với thiên tai

Cần phải xây dựng kế hoạch trong tình huống khẩn cấp và/hoặc điều chỉnh, cập nhật kế hoạch này dựa vào kinh nghiệm trải qua thiên tai. Cách xây dựng kế hoạch trong tình huống khẩn cấp hiệu quả nhất là có sự tham gia của những người có liên quan, những người sẽ cùng nhau làm việc trong tình huống khẩn cấp.

Đây là quá trình lập kế hoạch cho tương lai với các kịch bản và mục tiêu được thống nhất, các kế hoạch kỹ thuật và quản lý được xác định, và xây dựng được các hệ thống ứng phó trong tình huống khẩn cấp.

Trong quá trình xây dựng kế hoạch, cần đảm bảo những vấn đề chủ chốt của doanh nghiệp, cộng đồng, và các chủ thể khác được tính đến trong các hoạt động chuẩn bị, ứng phó và cứu trợ thiên tai.

• Xem xét một cách kỹ lưỡng chức năng của doanh nghiệp cả bên trong lẫn bên ngoài để xác định nguồn nhân lực, tài liệu, qui trình và các thiết bị nào thực sự cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp. 
• Kiểm tra biểu đồ phát triển của doanh nghiệp nếu có.
• Xác định những hoạt động chủ chốt cho sự tồn tại và phục hồi của doanh nghiệp.
• Tính đến cả việc trả lương trong trường hợp khẩn cấp, các quyết định liên quan đến tài chính và hệ thống kế toán để theo dõi và ghi lại những khoản chi khi có thiên tai.
• Thiết lập qui trình quản lý nối tiếp. Bao gồm ít nhất 1 người không làm ở trụ sở chính của doanh nghiệp (nếu có thể. 

• Xác định những nhà cung cấp, nhà vận chuyển, các nguồn hỗ trợ và các doanh nghiệp khác mà mình phải giữ liên lạc hàng ngày. 
• Xây dựng mối quan hệ kinh doanh với hơn 1 doanh nghiệp phòng trường hợp nhà cung cấp chính của bạn không thể cung cấp những thứ bạn cần.
• Tạo một danh sách các bạn hàng quan trọng với doanh nghiệp bạn và một số khác mà doanh nghiệp có ý định hợp tác trong các trường hợp khẩn cấp. Giữ danh sách này cùng với các tài liệu quan trọng khác trong bộ dự phòng trường hợp khẩn cấp và cất ở một địa điểm khác ở bên ngoài.

• Lên kế hoạch bạn sẽ làm gì trong trường hợp bạn không thể vào được tòa nhà, nhà máy hoặc cửa hàng của bạn. Kế hoạch này còn được gọi là kế hoạch sản xuất/ kinh doanh liên tục bao gồm mọi khía cạnh trong công việc làm ăn của bạn khi thiên tai xảy ra. 
• Xem xét đến việc làm việc ở một địa điểm khác hoặc tại nhà.
• Xây dựng mối quan hệ với các doanh nghiệp khác để có thể sử dụng các thiết bị của họ trong trường hợp thiên tai làm cho địa điểm của bạn không sử dụng được.

• Lên kế hoạch cho việc tiếp tục trả lương cho nhân viên.  
• Quyết định ai sẽ tham gia vào kế hoạch ứng phó trong tình trạng khẩn cấp 
• Bao gồm các đồng nghiệp từ các cấp và là những thành viên năng nổ nhiệt tình tham gia vào đội ứng phó trong tình trạng khẩn cấp.
• Xem xét và lên danh sách nhân viên tiêu biểu trong cơ quan (tập trung vào một số người có chuyên môn quan trọng trong công việc thường ngày của doanh nghiệp.) Những người này thường là cán bộ kỹ thuật, quản lý hoặc là lãnh đạo cấp cao.

• Xác định trước các qui trình giải quyết công việc trong tình huống khủng hoảng và nhiệm vụ của từng cá nhân. 
• Đảm bảo rằng những người tham gia biết chắc họ phải làm những gì (nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên).
• Tập huấn cho người khác phòng trường hợp bạn cần người dự bị hoặc thay thế khi cần.

• Hợp tác với doanh nghiệp khác. 
• Gặp gỡ với các doanh nghiệp khác trong cùng tòa nhà hoặc cùng khu công nghiệp.
• Nói chuyện với những người chịu trách nhiệm chính trong trường hợp khẩn cấp, các tổ chức cộng đồng và những nhà cung cấp các dịch vụ và hàng hóa thiết yếu.
• Lên kế hoạch với những nhà cung cấp, nhà vận chuyển và các khách hàng có mối lien hệ thường xuyên của doanh nghiệp bạn.
• Chia sẻ kế hoạch của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác để khuyến khích họ cũng lên kế hoạch như mình và đề nghị hợp tác, hỗ trợ trong tình huống thiên tai.

• Kiểm tra, đánh giá lại kế hoạch ứng phó với tình trạng khẩn cấp của doanh nghiệp hàng năm: Doanh nghiệp của bạn thay đổi theo thời gian và vì thế kế hoạch của bạn cũng cần điều chỉnh thường xuyên để phù hợp với các sự thay đổi từ bên ngoài. Khi bạn tuyển thêm nhân viên mới hay khi có sự thay đổi về chức năng của doanh nghiệp, cần cập nhật vào trong kế hoạch của mình và thông báo với nhân viên của doanh nghiệp về những thay đổi đó.