Trình tự lập kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với rủi ro thiên tai

Kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với rủi ro thiên tai(sau đây sẽ gọi tắt là kế hoạch), là công cụ cần thiết để giúp cho doanh nghiệp biết rõ:

• Những việc cần phải thực hiện; 
• Thời gian cần phải bắt đầu thực hiện; 
• Thời gian cần phải hoàn thành; 
• Mức độ/khối lượng công việc cần phải thực hiện; 
• Chi phí cần phải bỏ ra; 
• Người /đơn vị /tổ chức trong doanh nghiệp được giao thực hiện từng loại công việc đã qui định. 

Đánh giá khả năng phòng ngừa và ứng phó với rủi ro thiên tai của doanh nghiệp

Khả năng phòng ngừa và ứng phó với rủi ro thiên tai của doanh nghiệp là cơ sở đầu tiên và quan trọng nhất để lập và chỉ đạo thực hiện kế hoạch.

Muốn đánh giá thực trạng khả năng phòng ngừa và ứng phó với rủi ro thiên tai của doanh nghiệp cần phải thực hiện các công việc theo trình tự sau đây:

Thông tin cần thu thập đầu tiên là tình hình cơ bản của doanh nghiệp có liên quan đến khả năng phòng ngừa và ứng phó với rủi ro thiên tai của doanh nghiệp, bao gồm:

• Vị trí địa lý của DN: 

Ví dụ, tất cả các doanh nghiệp tham gia nghiên cứu điển hình đều nằm ở Duyên hải miền Trung (từ Nghệ An đến Khánh Hòa), là vùng thường có bão, lụt xảy ra trong thời gian từ tháng 4 đến tháng 11 hàng năm, nên kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với RRTT của doanh nghiệp phải tập trung vào phòng ngừa và ứng phó với nạn bão, lụt thường xảy ra tại địa phương trong thời gian trên. Mặt khác, vị trí của doanh nghiệp ở xa hoặc gần các thị trấn, khu dân cư, khu công nghiệp cũng là những yếu tố cần xem xét.

• Đánh giá nguy cơ RRTT cần lưu ý đặc điểm sản xuất kinh doanh và ngành nghề sản xuất: 

Sản xuất kinh doanh (SXKD) và công nghệ sản xuất của mỗi ngành sẽ chịu tác động và ảnh hưởng khác nhau đối với RRTT. Nhưng dù hoạt động ở ngành nghề và lĩnh vực nào thì cũng đều phải liệt kê các hoạt động sản xuất và kinh doanh và đánh giá xem mức độ ảnh hưởng trong trường hợp thiên tai xảy ra đối với từng hoạt động và quy trình sản xuất, cung cấp dịch vụ làm cơ sở để lập kế hoạch hợp lý. Bảo vệ con người trong thiên tai là một những điểm trọng tâm nhất trong kế hoạch QLRRTT của doanh nghiệp, nhưng yếu tố này chưa được các doanh nghiệp quan tâm đúng mức. RRTT có thể ảnh hưởng nhiều đến sự di chuyển từ nhà ở của người lao động đến doanh nghiệp để làm việc hoặc ngay tại nơi làm việc, đặc biệt đối với các ngành thâm dụng lao động (ví dụ dệt may, da giày). Khả năng chịu đựng của cơ sở vật chất, thiết bị, dụng cụ sản xuất (như nhà xưởng, kho tàng, nhà ở…) của doanh nghiệp khi xảy ra thiên tai. Phần này cần có đánh giá của các nhà chuyên môn và kỹ thuật (về xây dựng và kết cấu).

• Mức độ rủi ro mà DN có thể gặp trong tình huống thiên tai: 

Chúng ta không thể lập kế hoạch ứng phó với mọi tình huống sẽ xảy ra, nhưng những kinh nghiệm trước đây sẽ cho chúng ta biết những việc cần chuẩn bị để giảm thiểu thiệt hại về người và của khi có thiên tai xảy ra. Vì vậy, chú ý thu thập các tài liệu về thiệt hại đã xảy ra trong những năm trước tại doanh nghiệp, tại nơi cư trú của cán bộ công nhân viên (CBCNV), tại địa phương doanh nghiệp đóng trụ sở và tại các bên liên quan với doanh nghiệp, nhất là tại các nhà cung cấp nguyên liệu và khách hàng tiêu thụ sản phẩm lớn nhất của doanh nghiệp trong những thời kỳ trước để biết mức độ rủi ro mà doanh nghiệp đã gặp phải và lập kế hoạch phòng ngừa RRTT trong thời gian tới.

Hộp số 1: THU THẬP THÔNG TIN PHỤC VỤ VIỆC LẬP KẾ HOẠCH CỦA DOANH NGHIỆP Thông tin chung về DN Vị trí địa lý; Lĩnh vực hoạt động chủ yếu; Cơ cấu tổ chức; Số lượng cán bộ công nhân viên; Doanh thu bình quân 3 năm gần đây của doanh nghiệp. Xác định mức độ rủi ro của DN Doanh nghiệp thường gặp những loại hình thiên tai nào từ trước đến nay? Những loại thiệt hại và mức độ thiệt hại mà các doanh nghiệp đã trải qua trước đây? Nếu doanh nghiệp đã bị thiệt hại, cần tìm hiểu rõ: - Những loại thiệt hại trực tiếp: Nhà xưởng, máy móc thiết bị, sản phẩm hàng hoá - Những loại thiệt hại gián tiếp: Mất nguồn cung ứng nguyên liệu từ các nhà cung cấp; công nhân nghỉ việc; bị phạt kinh tế do chậm tiến độ sản xuất, kinh doanh. - Những giải pháp và biện pháp khắc phục của doanh nghiệp sau những đợt thiên tai trước đây và đánh giá hiệu quả. - Các hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) của doanh nghiệp phụ thuộc vào các loại dịch vụ công cộng nào (giao thông, viễn thông, dịch vụ ngân hàng, điện, cấp nước, thoát nước, chất đốt, nhiên liệu ....), cần dự tính đầy đủ và có đánh giá thực tế và chuyên nghiệp. Mức độ sẵn sàng ứng phó với thiên tai của doanh nghiệp:  - Xác định những hoạt động thiết yếu doanh nghiệp cần duy trì trong tình huống thiên tai để lên kế hoạch dự phòng (ví dụ: Duy trì tình trạng cơ sở vật chất và đường sá...) - Rà soát tất cả các hoạt động mà các doanh nghiệp đã tiến hành để bảo vệ tài sản, nguyên vật liệu, và sản phẩm của doanh nghiệp - Xác định năng lực và khả năng của doanh nghiệp (nguồn nhân lực, tài chính), sau đó đưa ra các phương án hỗ trợ xây dựng kế hoạch cho các doanh nghiệp.

Khi đánh giá khả năng phòng ngừa và ứng phó với rủi ro thiên tai của doanh nghiệp, cần đặt ra các giả thiết, các câu hỏi như:

• Nhà xưởng, kho tàng, bến bãi của doanh nghiệp có nguy cơ bị thiệt hại hay không? 
• Các vật dụng, đồ dùng có nguy cơ bị mất mát, hư hỏng hay không ? 
• Hệ thống thiết bị và máy móc văn phòng của doanh nghiệp có dễ bị hư hỏng hay không? 
• Làm thế nào để đảm bảo an toàn cho nhân viên trong thời gian đang làm việc tại doanh nghiệp hoặc đang ở tại nhà, đang di chuyển trên đường đến đoanh nghiệp hay trên đường về nhà? 
• RRTT sẽ có ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp? 
• Doanh nghiệp đã chuẩn bị ứng phó với RRTT như thế nào?
• Khả năng ứng phó của doanh nghiệp đối với từng loại thiệt hại nói trên như thế nào?

Hộp số 2:  Xác định các hoạt động cần thực hiện ở CÔNG TY CP THIÊN PHÚC (tỉnh Bình Định) sau khi tiến hành đánh giá: - Tiến hành tập huấn quản lý rủi ro thiên tai cho các phòng ban và người lao động trong doanh nghiệp; - Những hoạt động cần tiến hành nhằm tăng cường khả năng ứng phó với RRTT của doanh nghiệp: Tìm hiểu tình hình đường sá, giao thông vận chuyển; Lập kế hoạch chống đỡ, sử dụng nhà xưởng, kho, bãi; Xác định danh sách người chịu trách nhiệm từng việc cụ thể;  Lập danh bạ các số điện thoại cần thiết, các số điện thoại dự phòng ngoài vùng ảnh hưởng, và có thể sử dụng sau khi thiên tai xảy ra. Tìm hiểu hoặc thêm thông tin có sẵn từ hội chữ thập đỏ và Ủy ban PCLBTW.  - Lập kế hoạch dự phòng, ứng phó trong các tình huống khẩn cấp - Lập kế hoạch giảm thiểu thiệt hại khi xảy ra thiên tai (gia cố, sắp xếp lại nhà xưởng, kho bãi) - Lập kế hoạch đào tạo và diễn tập ứng phó RRTT trong toàn công ty

Lập kế hoạch: 

Nếu doanh nghiệp xây dựng kế hoạch chi tiết và cẩn thận, doanh nghiệp không những có thể bảo vệ được tính mạng, đảm bảo an toàn cho nhân viên và bảo vệ được tài sản, mà còn duy trì được hoạt động kinh doanh trong tình huống xảy ra thiên tai. Việc đầu tiên cần làm là thành lập ban chỉ đạo phòng chống bão lụt (PCBL) tại doanh nghiệp. Ban chỉ đạo cần có đầy đủ đại diện của các phòng ban liên quan và có phân công nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng, có sơ đồ tổ chức và thông tin liên lạc, địa chỉ liên hệ của ban PCBL. Để có thể lập kế hoạch một cách hiệu quả các doanh nghiệp cần:

• Phải học cách xây dựng kế hoạch (qua các lớp tập huấn hoặc xem các tài liệu hướng dẫn trên trang thông tin: http://www.ungphothientai.com). 
• Phải nắm vững nghiệp vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh gắn kế hoạch SXKD với kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với rủi ro thiên tai của doanh nghiệp. 
• Xây dựng kế hoạch phù hợp với doanh nghiệp – sẽ hiệu quả hơn nếu kế hoạch đó thể hiện rõ trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (TNXHDN). Trong đó có kế hoạch hỗ trợ người lao động và cộng đồng trong tình huống thiên tai. 
• Lập các bảng biểu chi tiết, phân công nhiệm vụ rõ ràng (xem ví dụ điển hình của Tập đoàn Lighthouse, mục 8). 

Khi xây dựng kế hoạch cần lưu ý: 

• Bản kế hoạch phải ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu 
• Bản kế hoạch phải có tính linh hoạt. Khi cần thiết có thể điều chỉnh một cách nhanh chóng và dễ dàng • Phải tính đến tình huống cần làm việc vào các ngày nghỉ hoặc chủ nhật, hoặc trong bất cứ điều kiện thời tiết như thế nào để ứng phó với rủi ro thiên tai. 
• Phải kiểm tra lại bản kế hoạch và điều chỉnh, cập nhật thường xuyên (nếu cần) 
• Các hoạt động này cần lồng ghép vào các hoạt động thường ngày của doanh nghiệp
• Tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp cần nắm rõ các hoạt động cụ thể trong bản kế hoạch

Hộp số 3: Những yêu cầu chi tiết của bảng kế hoạch trong tình huống khẩn cấp (tình huống bão):  Những hoạt động cần chuẩn bị trước khi xảy ra bão từ 4 – 5 ngày:  Trước bão 3 ngày nếu cấp gió <=4; cấp gió từ 5-7 thì cần làm gì và cấp gió trên cấp 8 thì cần làm gì? Trong khi xảy ra bão:  - Chủ yếu tuần tra, bảo vệ tòa nhà, thiết bị, cơ sở vật chất và báo cáo tình hình diễn biến đến các bên liên quan. - Ứng cứu những hư hỏng trong điều kiện cho phép, đảm bảo an toàn tính mạng của các thành viên trong nhóm ứng trực. Sau khi bão tan:  Các hoạt động cụ thể cần tiến hành - Dọn dẹp, sửa chữa … - Chuẩn bị điều kiện phục hồi sản xuất kinh doanh. - Yêu cầu chung: tất cả những cá nhân liên quan cần nắm chi tiết những việc cần làm và biết cách thực hiện trong thời gian nhanh nhất. Cần thường xuyên rà soát và điều chỉnh, bổ sung nếu cần thiết.

Tất cả doanh nghiệp (dù quy mô lớn, vừa hay nhỏ), đều phụ thuộc vào các nhà cung cấp, đối tác, bạn hàng khi tiến hành kinh doanh, cung cấp dịch vụ, và hàng hóa. Chính vì vậy, những doanh nghiệp và tổ chức mà bạn phụ thuộc cũng cần có kế hoạch ứng phó trong tình huống thiên tai. Nếu doanh nghiệp bạn đã có kế hoạch, hãy giúp hỗ trợ đào tạo, lập kế hoạch, phổ biến thông tin cho các đối tác, bạn hàng, nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

Hộp số 4: Chia sẻ kinh nghiệm lập kế hoạch từ Tập đoàn Lighthouse (thành phố Đà Nẵng) Tập đoàn xác định công tác phòng chống RRTT là công việc quan trọng, thiết thực, nên rất chú trọng công tác chuẩn bị sẵn sàng trong các tình huống thiên tai. Sau khi tham dự lớp tập huấn về xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro thiên tai (QLRRTT) cho doanh nghiệp, các đơn vị trực thuộc đã tiến hành hàng loạt các hoạt động để tăng cường khả năng ứng phó của doanh nghiệp. Sau khi được tập huấn, doanh nghiệp tiến hành đánh giá và xác định những vấn đề cần đề cần giải quyết ngay. Quá trình thực hiện kế hoạch trong năm qua cho thấy, quan trọng nhất là là ý thức, quyết tâm của lãnh đạo và cách thức tổ chức, triển khai phải rõ ràng và cụ thể. Khi xây dựng kế hoạch xong cần làm thử, sau đó điều chỉnh lại cho hợp lý hơn. Sau mỗi đợt thiên tai lại điều chỉnh tiếp để sẵn sàng ứng phó cho đợt thiên tai tiếp theo. Các đơn vị thuộc Tập đoàn không ngừng cải tiến các công cụ, biện pháp phòng chống bão theo tinh thần: tận dụng, tại chỗ, nhanh chóng, dễ thao tác. Ngoài ra, Tập đoàn rất chú trọng việc phổ biến và cung cấp thông tin cho người lao động. Công tác lập kế hoạch cần có sự tham gia của các phòng ban và bộ phận. Tập đoàn cũng có chế độ kiểm tra, khen thưởng, và điều chỉnh kế hoạch thường xuyên. Những hoạt động này cho thấy lợi ích rõ ràng đối với nội bộ doanh nghiệp, địa phương, cộng đồng, và hiệu quả trong việc phục hồi kinh doanh sau thiên tai. Chính vì vậy, ngoài việc hỗ trợ các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch chi tiết và khoa học, Tập đoàn Lighgthouse cũng rất sẵn sàng chia sẻ thông tin, kinh nghiệm, cho các doanh nghiệp khác trên địa bàn Đà Nẵng và các tỉnh khác.

Trung tâm Giáo dục và Phát triển