Danh mục dành cho Doanh nghiệp

Danh mục những việc tối thiểu doanh nghiệp cần làm để tăng cường khả năng ứng phó trong tình huống khẩn cấp

Dưới đây là danh mục những việc tối thiểu cần làm để sẵn sàng ứng phó với thiên tai. Các doanh nghiệp có thể tham khảo và xây dựng các danh mục cần thiết cho doanh nghiệp của mình phù hợp với điều kiện doanh nghiệp, quy mô và đặc trưng của ngành sản xuất.
Nhận biết tính chất nguy hiểm và sự đe dọa:

• Liệt kê những thảm họa thiên tai có thể xảy đến cho doanh nghiệp và ước tính thiệt hại do các thảm họa thiên tai gây ra.
• Phân tích những ảnh hưởng của hệ thống thông tin đối với doanh nghiệp hoặc trang web của doanh nghiệp.
• Tiến hành phân tích những hậu quả mà doanh nghiệp có thể gánh chịu trong tình huống khẩn cấp.

Liệt kê những khả năng và nguồn hỗ trợ để ứng phó với tình trạng khẩn cấp:

• Xác định nguồn nhân lực chính phụ trách vấn đề này và khả năng của họ (sơ cứu, cách thức giải quyết khủng hoảng).
• Xác định những nhà cung cấp bảo hiểm, nhà cung cấp hay các nguồn hỗ trợ khác giúp ích cho sự tái sản xuất của doanh nghiệp.
• Thiết bị kiểm kê hoặc các nguồn cung cấp có ích trong trường hợp khẩn cấp.

Xác định và bố trí các tuyến di tản và khu vực tập trung:

• Xác định những con đường chính và  những con đường khác bên ngoài tòa nhà.
• Lựa chọn một khu vực sản xuất gần đó nhưng cách xa khu vực nguy hiểm.
• Thiết lập qui trình cho nhân viên tham gia và chịu trách nhiệm sau tình trạng khẩn cấp.

Lên kế hoạch để sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả:

• Thiết lập một nhóm chịu trách nhiệm trong tình trạng khẩn cấp để kiểm soát các vụ việc xảy ra bất ngờ.
• Bổ nhiệm những nhân viên nòng cốt làm điều phối viên trong tình trạng khẩn cấp để thông báo và hỗ trợ cho tất cả nhân viên khác.
• Khuyến khích người lao động và gia đình chuẩn bị biện pháp ứng phó.

Thiết lập kế hoạch báo động và danh sách liên hệ trong tình huống khẩn cấp:

• Thường xuyên cập nhật thông tin của nhân viên, người cung cấp, người chủ tòa nhà hoặc quản lý tòa nhà, ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất…
• Ghi lại địa chỉ và số điện thoại liên hệ của cơ quan công an, trạm cứu hỏa và bệnh viện gần nhất.
• Cài đặt hệ thống hộp thư thoại tại doanh nghiệp để nhân viên có thể sử dụng sau tình trạng khẩn cấp.

Kế hoạch ứng cứu và hỗ trợ khẩn cấp cho nhân viên:

• Xem xét đến việc hỗ trợ tài chính, như ứng tiền và việc tiếp tục trả lương cho nhân viên
• Hỗ trợ việc cắt giảm hoặc linh hoạt giờ làm
• Cung cấp dịch vụ tư vấn khủng hoảng, chăm sóc hàng ngày và một số dịch vụ hỗ trợ khác khi cần thiết.

Kế hoạch tái sản xuất:

• Chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ và các thứ khác để đảm bảo sự tiếp tục sản xuất của doanh nghiệp.
• Nhận biết được các địa điểm có thể lựa chọn để doanh nghiệp chuyển đến.
• Lên danh sách các khách hàng và các nhà cung cấp quan trọng để thông báo về việc doanh nghiệp di dời địa điểm.

Xây dựng kế hoạch tập huấn ứng phó trong tình huống khẩn cấp:

• Thông báo với nhân viên về việc quay trở lại hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp và kế hoạch khôi phục doanh nghiệp.
• Tập huấn cho nhân viên về sơ cứu và cấp cứu.
• Liên hệ với cơ quan phòng cháy chữa cháy để tập huấn cho đội ứng phó khẩn cấp và nhân viên.
• Khuyến khích nhân viên học những bước cơ bản về sơ cứu và cấp cứu. Tổ chức các lớp dạy tại nơi làm việc cho nhân viên của doanh nghiệp.
• Để các dụng cụ sơ cứu ở trong kho hoặc những nơi có thể lấy ra dễ dàng khi cần.
• Trao đổi và thảo luận với nhân viên về các điều kiện y tế cần hỗ trợ hay nhu cầu đặc biệt trong tình trạng khẩn cấp.
• Lưu giữ thông tin liên lạc của các nhân viên trong các hồ sơ dữ liệu và cập nhật thường xuyên. Giữ một bản sao cùng với các hồ sơ quan trọng khác trong hộp dự phòng trong tình huống khẩn cấp và một bản khác để ở ngoài trụ sở của doanh nghiệp.

Lên kế hoạch bảo vệ các dữ liệu và hồ sơ quan trọng của doanh nghiệp:

• Sao chép lại những dữ liệu trên máy tính hằng ngày.
• Sắp xếp chỗ lưu trữ dữ liệu và bản sao chép các hồ sơ quan trọng của doanh nghiệp ở bên ngoài.
• Cập nhật những bản phân công công việc và những hồ sơ quan trọng của doanh nghiệp

Xây dựng kế hoạch thông tin liên lạc trong tình trạng khẩn cấp:

• Xác định ai sẽ là người cần thông tin - nhân viên làm việc bên ngoài, đội ứng phó tình trạng khẩn cấp, nhà cung cấp.
• Kiểm tra chất lượng của các hệ thống thông tin chính và phụ - điện thoại di động, máy nhắn tin, mạng internet.
• Trang bị cho nhân viên các thiết bị dùng để  thu phát thông tin qua radio